第五章 現行公文的種類與格式  

   在上一章中,我們已大約了解到製作公文的時機及一封公文的誕生可能經歷簽及稿的過程之後,接下來欲進一步地介紹各種公文書寫的格式。即在製作公文時須有的基本結構。各位同學須注意,現行公文格式為因應電子化政府的來臨,配合電腦打字上及傳輸的方便,表格式的公文格式已不存在,取代的是非常簡化的條列式的格式,但仍有某些公文為了看起來方便仍以表格式的方式書寫,如:人事命令。

   在未真正地進入主題之前,大家須先謹守公文製作的基本原則,即在下筆書寫公文時,對下列事項有基本的認識,方不會有無從下筆的恐懼:

一、行文的原因:即必須洞悉案情,了解事件的真相,下筆時方能言之有物,能進一步的解決問題。如:        因生產須請假寫簽呈給上級主管請求獲准,此時須了解到簽呈的內容不止牽涉到產假幾天        問題,可能還牽涉到代班或代課的問題,因此須詳細的安排好在請假期間,是否該拜託其        他同事代班或代課,安排好了代班或代課事宜,須將代班(代課)人或代班(代課)時        間,詳細在簽呈中描述。                 

二、行文的依據:即處理的辦法,有時須依據國家政策、法令規定及命令指示而行。如:選舉公告之依據法        規為中央選舉罷免法。

三、行文的目的:即行文的主旨所在。一封無目的的公文,受文者無法了解被要求的事項,自無法作適當的        處理。如:某一公文函中主旨:”希加強學生生活輔導。”當你看到此一主旨時,無法判        斷為何對方機關來一函希望加強學生生活輔導?及加強學生生活輔導的方式很多種,每一        方法所達到的目的亦不同,對方機關未言明目的,易導致受文者無所適從。

    因此在著手製作一封公文時,須充分地了解到以上的基本原則。另外在考試時,公文的題目皆已將主旨顯 示在題中,故考試時所擬的公文,只要用點想像力、配合時事及判斷是否須要依據法令行事即可。 

 現在為了帶領大家能一窺各式公文的究竟,我將一一詳細解說如何書寫各式公文。這一章是全部的重點所 在,前幾章不過是製作公文的前置作業,即概念問題。所以在此希望大家能仔細研讀此一章節,以作為將 來不管在考試或就業上的墊腳石。老實說,我可是將我多年教學及實務經驗全傾巢而出,希望在此一園地 能分享給需要的人。

    以下將分別以各種公文詳細解說其不同的格式:

 

===============================================第一節  令的作法、格式及範例

令的作法    在現行公文程式條例中,令依公文發布的主體可分為三種(在此不重述),但依令的內容可         分二種:即發布令和人事命令。

         一、發布令:即公布法律及行政規章的令,發布的主體可為總統、中央各部會首長或縣市              首長等。

                                                     令之作法:

             1.第一行-註明機關全銜及公文的種類(令)。但總統發布的令不可寫成總                   統府令,因在憲法上賦予總統公布法律發布命令的職權,而不是                   總統府。

             2.第二行-註明發文日期。總統令可省略。

             3.第三行-註明發文字號。總統令可省略。

             4.第四行-本文。不分段,敘述時將動詞置於前(如:訂定、修正或廢止),                   條文置於後,條文的內容以附件為之。其範例如下:

             5.第五行-附件。

             6.第六行-簽署。

              

                             

                二、人事令:其作法同發布令。而總統令之發文日期及發文字號可省略。

           

                                                                                         

                                 

        注意:

            日期及發文字號若不知如何填寫,一律以o代替,而且記得中華民國oo年            oo月oo日,不得寫為中華民國o年o月o日,發文字號亦如是。而且公            文是以直書的方式書寫,不得以橫式的方式書寫。

               

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呈、咨、函之作法    此三種公文之格式結構大致相同,故放在同一項中說明。其結構如下:

  ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 

       副 正       辦       說 主 附 發 發 密 速 受  機    

       本 本       法       明 旨 件 文 文 等 別 文  關 

       : : 三 二 一 : 三 二 一 : : : 字 日 及 : 者  全           、 、 、   、 、 、                               號 期 解   :  銜

                               : : 密      

                                   條      公 

                                   件      文

                                   :      的 

                                          種

                                                   類

                             

 

 

 機                                           傳 機

 關                                          關        

 首                                                                                       地

 長                                      真 址

                                        : :

 o

 o

 o

   

 職 

 章

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

                                 

 其範例如下:

                        

               

 

          

         注意:

         1.主旨:請簡述行文的目的及期望。通常於句末會出現期望語。如:希照辦。一段完              成即可。考試時主旨就在題目中,你只要分析出哪一句是目的的語氣,而哪              一句是期望的語氣即可。通常目的的語句在前,期望的語句在後,再加上期              語即可。

         2.說明:詳述案情的經過、理由及原因。此一部份須發揮你的想像力,最好配合時              事說明考試的分數會更高。

         3.辦法:提出具體解決之道。提出的辦法需符合主旨的目的,所以考試的時候辦法必              須緊扣著主旨,不可偏離主旨所給予的目的。另辦法可改用擬辦、建議、請              求之適當名稱。

         4.”請核示”、”請查照”、請照辦”之期望語於主旨內提出,不可出現在說明及辦           法中。

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公告之作法    因公告乃為使公眾皆知故無受文者,亦即只要是和公告有關的人皆是受文者。又,其毋         須填寫速件及密等和解密條件。其結構如下:

             公  依  主  發  發  機

             告  據  旨  文  文  關

             事  :  :  字  日  全

             項        號  期  銜

             :        :  :  公

                            告

 

 

 

       機

       關

       首

       長

       簽

       署

-----------------------------------------------

其範例如下:

     

 注意:

    1.主旨:敘述公告的目的及要求。

    2.依據:引據有關的法則或條文名稱或機關來函。

    3.公告事項:將公告事項一一條列說明。

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申請函之作法  一般說來申請函無”辦法”,其只須將主旨及說明列上即可,因申請函大多由一般民          眾所擬,其亦無發文字號。其結構如下:

                 說  主 受 申

                 明  旨 文 請

                 :  : 者 函

                      : 

                        中

                        華

                        民

                        國

                        o

                        o

                        年

                        o

                        o

                        月

                        o

                        o 

                        日

 住統身職年性申

 址一分業齡別請

 :編証:::人

  號    :

  :    

       簽

       字

       及

       加

       蓋

       私

       章

---------------------------------------------

其範例如下:

        

 

               

注意:

   1.若要向機關申請某一事項請求辦理時,於主旨上最好加一”請”字。

   2.非向政府機關申請某一事項時,只須註明申請人及住址即可。

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簽之作法        簽較常用於機關內部人員因某一事件須向上級主管請示或處理公務表達意見時使用。其結       構如下:

        

          o     擬  說  主  簽

          o  右  辦  明  旨  

          o  陳  :  :  :  機

             或           關

             敬           或

             陳           團

                         體

                         或

                         單

                         位

                      

    

   o

   o

   o

   職

   章

   日

   期

----------------------------------------

其範例如下:

       

 

注意:

   1.主旨:說明簽之目的及擬訂辦理的方式大致的描述,一段完成。

   2.說明:對事件之來源及經過作一分析。

   3.擬辦:對在主旨所提到的擬辦方式作具體的條列式的說明。

   4.簽於機關或團體或單位:如你是任職於某一學校的教務處,則”簽於教務處”。

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各位同學:

       "公文的製作"課程至此已告一段落,真得很感謝這兩個月的學習,當然未交作業的同學希望能快快   補交,否則在期末考後這一部份的成績將如實記載。

      有幸能參與網路教學的盛會,從中我也獲得蠻多的。其中包括學習製作網頁、了解網站的經營,當然更重要的是在這裡更加的認識同學,其間不只是課程的交流,有時更是思想的交流。其中對我意義更重大的是我的人生又更向前跨一步,我的生活不再兩難於職業及家庭,我可以同時兼顧,且更欣喜的是我先生的支持。另,在教學的方式上也有了更深層的想法,希望在往後的教學生涯上能一一地實踐。

      在這一教學的過程中,有許多的缺點,包括互動性不夠及無法一一將所有有關的"公文"網路收集其中,在此向大家抱歉很捨不得和大家說再見。希望哪天也能修到大家的課,換我做學生。