第三章 現行公文程式條例

 

第一條    第二條    第三條    第四條    第五條    第六條    第七條    第八條    第九條    第十條    

第十一條    第十二條    第十二之一條    第十三條    第十四條                 

 

 於第二章中已詳細說明何謂公文,想必大家多少對公文的意義有了初步的了解。而在此一章節中要進一步地談到寫作公文時的依據;亦即在寫作公文時必須依據某一特定格式書寫,且因書寫的對象或事件的不同而公文的種類也就不同。此一依據須通過法律上的規定,具備法效性(法律上的效力),人人共同遵守,一旦違反其中的規定,則須負法律上的責任。現行公文程式條例便是此一依據。簡而言之,在寫作公文時須依據現行公文程式條例所規定格式及程序書寫。

  公文程式乃指公文的程序與格式。”程”指公文的傳遞程序,又因傳遞對象及事件的不同,而形成不同的公文種類。”式”指公文的書寫格式或公文的書寫結構;具體言之乃指寫作公文時必須載明一些事項,如:發文者、受文者...。

  公文程式條例乃指規定製作公文傳遞程序與格式之法律。又根據以上對公文程序的說明,具體言之,公文程式條例為規定製作公文的種類及書寫公文時應包括某些基本事項的法律。現行公文程式條例指公文程式條例於八十二年修正沿用至今的條例。現一一說明及解釋各條例中的規定:

 

第一條    稱公文者,謂處理公務之文書;其程式,除法律別有規定外,依本條例之規定辦理。

          說明:此一條文為對公文的定義作一規範。(公文的意義詳見第二章)另在此一條文中規定在製     作公文時,其程序及格式除其他條文中有特別規定外,一律須依公文程式條例之規定書寫。

 

第二條    公文程式之類別如左:

            一、令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。

            二、呈:對總統有所呈請或報告時用之。

            三、咨:總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。

            四、函:各機關間公文往復,或人民與機關間之申請答復時用之。

            五、公告:各機關對公眾有所宣布時用之。

            六、其他公文。

            前項各款之公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。

            說明:此條文很明顯地規定公文的種類。現分述如下:

     一、令:”令”之本意為法、律、告誡、為發號施令之意思,具有拘束力及強制性,受令者接到         後,應即遵行:易言之,”令”是受令者奉命而行之意。在現今,發布命”令”的主體         有以下幾人:總統軍事機關。但在此條文中除了發布施”令”之外,一般行政機關亦         用令。因此”令”之種類因發布的主體之不同可分為:

         1.總統令:(1)公布法律。

                                                             (2)頒布命令:緊急處分令、追晉令、人事任免令、呈轉令、褒揚                       令、勳章令。

                                                              (3)對下級機關(行政院司法院考試院)有所交辦或指示時使用。

                                   2.軍事機關或部隊令:軍事機關注重”層級服從”,上級機關、部隊對下級機關、                    部隊發布命令或有所指示訓飭時用之。

                                   3.一般行機關令:(1)公布行政規章令。凡政府機關制定、修正、廢止法令規章用                     之。

                           (2)人事命令:如任免、遷調、獎懲、考績。

                    二、呈:原意為呈送奉上,表尊敬之意。在此一條文的第二項中規定只對總統呈請或報告時使         用。而一般行政機關間公文的往復皆用函。

                    三、咨:原意為商量或詢問之意。在此一條文的第三項中規定適用於總統與立法院監察院國民大         會公文往復時互用,一般行政機關不適用。”咨”依使用的性質可分:

                            1.徵求性之咨:總統提名司法院院長、副院長、考試院院長、副院長、監察院院長、副院         長、大法官、考試委員、監察委員及審計長等徵求國民大會或立法院同意時用之。         (總統對國民大會或立法院)

                             2.答覆性之咨:國民大會立法院對於總統所司法院院長、副院長、考試院院長、副院         長、監察院院長、副院長、大法官、考試委員、監察委員及審計長等人之咨徵同意案,         經行使同意權投票後,將結果答覆總統時使用。(國民大會或立法院對總統)

                            3.洽請性之咨:即總統提請立法院召集會議與其有所商議時使用。                        

                            4.移送性之咨:立法院法律案通過後移送總統公布時用之公文。    

                    四、函:除了”令””呈””咨”有對特定事及特定對象所使用之外,一般行政機關皆用函 。         函之意為有封之書。為了符合民主與平等之精神原則,函已不分上行函(下級機關對上         級機關行文)、下行函(上級機關對下級機關行文)或平行函(同級機關或不相隸屬之         機關)之別。所有單位或機關其地位一律平待,其用字遣詞不具有任何命令或謙卑之語         氣。因此其種類依此條文之第四項之規定可分為二:

       1.一般行政機關往復時用之函:如各機關之間有所請求、報告、回覆、洽辦、有所交辦或         指示時所用之公文。

       2.申請函:人民與機關之間申請或答覆時所用之公文。  

                    五、公告:其為公諸於眾之意。公告為對某特定身分或團體為對行之,其發布之方式,可張貼於          機關之佈告欄或刊登於機關公報,或登報,以廣為宣布。 公告依其性質可分:

                            1.宣告性之公告:公布國家或地方所發生重要事件之詳情。如:宣告”陳水扁及呂秀蓮當                選為台灣省第十屆總統及副總統”。

                            2.徵求性之公告:對於某特定事項,徵求民眾的意見或報告。如:”徵求本市中小區運會                之吉祥物”之公告。

                            3.勸誡性之公告:對於某些事項,有利或妨害國家社會,勸誡民眾積極作為或消極地不作                為。如:公告”有機車駕照者須戴安全帽,以保護自己生命之安全”。

                            4.曉示性之公告:對國家之各種興革事項,告示民眾,使人民明白國家的政策。如:政府                為曾於去年受九二一大地震嚴重災害之民眾,對其全倒屋及半倒屋各有                所補助之公告。

                    六、其他公文:包括書函、表格化公文、簽、通告、通知、證明書、手諭及報告。增列”其他公            文 ”,使所使用現行法定名稱以外之公文,取得法律上之依據。    

                    另外除了以上所規定之公文,有時為了爭取時間及空間上的效率,亦可於必要時採電報、電報交     換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。

 

第三條 機關公文,視其性質,分別依照左列各款,蓋用印信簽署

                一、蓋用印信,並由機關首長署名,蓋職章或蓋簽字章。

                二、不蓋用印信,僅由 機關首長署名,蓋職章或蓋簽字章。

                 三、僅蓋用機關印信。

          機關公文依法應副署者,由副署人副署之。

    機關內部單位處理公務,基於授權對外行文時,由該單位主管署名,蓋職章,其效力與蓋用該機關    印信之公文同。

    機關公文蓋用印信或簽署及授權辦法,除總統府及五院自行訂定外,由各機關依其實際業務自行擬    訂,函請上級機關核定之。

            機關公文以 電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之者,得不蓋用印信及簽署。           

         說明:此條文屬於公文格式之一部份。此乃規定了發文機關須蓋機關印信,而機關首長須署名蓋章      以示負責。另依憲法第三十七條之規定,某種類之公文須有副署人者,則須由副署人署名蓋      章,以 示共同負責。茲詳述如下:

                       一、署名:即在本文之後,由發文機關首長或單位主管簽署(蓋職章或蓋簽字章),以示負責。                             其中又因受文者機關的不同,發文機關首長或單位主管簽署之方式也不同。

                                1.上行函:即下級機關發文給上級機關時,下行機關首長之簽署時須將機關全銜、職位          、姓名依序寫出。如:

             雲林縣政府 縣長張榮味(下→上)

        2.下行函及平行函:即上級機關發文給下級機關或同級機關之一方發文給另一方時,則          上級機關或同級機關之一方只須寫明職位及姓名即可。如:

             縣 長 張榮味    

                        二、印信:乃指刻有機關全銜之印章,稱之為印信。公文蓋上發文機關印信及首長簽署章乃在        防止偽造及變造。

                        三、副署:乃依法應副署之人,在公文首長署名之後,加以副署,以示與首長共同負責之意。                    我國憲法第三十七條之規定:”總統依法公布法律,發布命令,須經行政院院之副署,或        行政院院長或有關部會首長之副署。”

                                憲法第三十七條中所規定,為何總統公布法律或發布命令時,行政院院長或其他部會之首        長須副署呢?此乃因法律在未經立法院三讀通過時,皆為草案,而草案的提出者為行政院        中之各部會首長或行政院院長本身。一旦他們所提出的草案成為法律時,須經由總統公布        。因此此一法律公布之當然署名者為總統,而提出草案者若為行政院院長,在總統之後副        署者為行政院院長。如:

              總           統 陳水扁             

                                                    行政院院長 唐    飛                         

                     若提出草案者為行政院中之各部會首長,則因行政院院長為行政院之機關首長因此副署         之人為行政院院長及各部會首長。如:

              總            統    陳水扁

              行政院院長 唐    飛

              教 育 部 長 曾志朗 

                      四、公文蓋用印信及簽署之規定:在此條文中第一項至第三項之規定,有些公文須蓋機關印        信及首長職簽章;有些公文只蓋機關印信或有些公文只蓋首長職簽章。在行政院訂頒有”        文書處理檔案管手冊”中有詳細之規定,此處不詳談,只提出有關公文的部份:

                                1.令、呈、公告:蓋機關印信及首長職銜簽字章。如:行政院院長 唐    飛

                                2.咨:蓋機關首長職銜簽字章。如:院長 王金平

                                3.函:                                        

         (1)上行函:即下級機關發文給上級機關時,下行機關首長之簽署時須將機關全銜、            職位、姓名依序寫出。如:

              雲林縣政府 縣長張榮味

         (2)下行函及平行函:即上級機關發文給下級機關或同級機關之一方發文給另一方            時,則上級機關或同級機關之一方只須寫明職位及姓名即可。如:

              縣 長  張榮味

 

第四條 機關首長出缺由代理人代理首長職務時,其機關公文應由首長署名者,由代理人署名。

    機關首長因故不能視事,由代理人代理首長職務時,其機關公文,除署首長姓名註明不能視事事由    外,應由代行人附署職銜姓名於後,並加註代行二字。

    機關內部單位基於授權行文,得比照前兩項之規定辦理。

 

    說明:此一條文乃指機關首長無法署名或有事不能親自署名者之規定。機關首長出缺乃無法署名;       機關首長因故不能視事其有事不能親自署名者。前者由代理人代理其職務,因此公文署名由       代理人署名,不得加註原首長之職銜姓名,但代理人須於職銜前加註一"代"字;後者由代行        人代為執行其職務,因此公文署名必須有首長及代行人之職銜姓名。茲分別說明何為出缺?       何為因故不能視事?

                            一、機關首長出缺之情形:出缺乃指死亡、免職、請辭...等情形。

                                        代 秘 書張阿芯

       二、機關首長因故不能視事:因故不能視事乃指請假、公出或受訓...等情形。

                                                    縣 長 張榮味

             秘 書 張阿芯 代行

第五條 人民之申請函,應署名、蓋章,並註明性別、年齡、職業及住址。

    說明:為人民個人或團體對機關有所申請、請求或建議時使用。其在本文之後之署名比機關首長詳       細。一方面表對於申請或建議事項負責,一方面載明住址乃方便連絡。其署名如:

             申請人:曹氏卓(蓋章)

             性 別:女

             年 齡:38歲

             職 業:家管

             住 址:台中市三民路38號

 

第六條 公文應記明國曆年、月、日。

    機關公文應記明發文字號。

    說明:此條文乃指發文的日期及發文字號。

       一、發文日期:在公文上註明發文日期以作為法律上時效的依據。即根據此一日期,了解到         此公文所處理事件是否有延誤;另一方面若此公文乃牽涉到重大案件時,可根據此日期         更加了解到事情發生的經過。發文日期的書寫方式為:

         發文日期:中華民國八十九年四月十二日

         考試時為了方便起見,年月日可以以00代替(記得!一定要兩個00,不可以一個)如:

         發文日期:中華民國00年00月00日

       二、發文字號:乃方便查閱及作為自己在覆文時的引據。發文字號書寫方式為:

         發文字號:(機關單位名稱簡寫字第三三八號(劃線部份乃根據實際填寫)

         如:機關單位名稱-台北市公務人員訓練中心教務組

                                    發文字號:(89)北公訓教字第一二三號

                                    考試時為了方便起見,年、機關單位名稱簡寫及號可以以0代替(記得!一定要按照我標         示幾個0就是幾個0,不可以任意標示)如:

         發文字號:(00)000字0000號

 

第七條 公文得分段敘述,冠以數字,除會計報表各種圖表或附件譯文,得採由左而右之橫行格式外,應    用由右而左之直行格式。

    說明:公文本文一般可分”主旨””說明”及”辦法”三段敘述,此三段之前不冠數字。段名之       之下無分項,文字緊接段書寫。如:

       主旨:請准產假六週,並遴員代理職務。

                    段名之下有分項,則冠以數字,另行低格書寫。如:

       辦法:

        一、.....

         (一)...

            1、...

             (1)... 

 

第八條 公文文字應簡淺明確,並加具標點符號。

    說明:書寫公文時避免採用古體字,應以語體文(半古體,半白話之文體)為主。此乃因應方便辦       理公文者能清晰明白地了解公文的涵意,便於迅速地處理公文。另書寫公文時,切記加上標       點符號。

 

第九條 公文除應分行者外,並得以副本抄送有關機關或人民;收受副本者,應視副本之內容為適當之處理 

                說明:此條文乃言明除了將公文正本分別行文(書寫 )送交受文機關或單位(分行之意)時,於       必要時得以copy或照抄(加印)給其他有關的機關、單位或人民。此可減少文稿的撰寫,增       加行政效率及公務之聯繫。以下詳述副本之性質:

       一、不具獨立性:即有正本才有副本,且根據正本之內容,決定是否有copy副本之必要。

       二、無絕對拘束力:即副本受文者得依其職權作適當之處理但不得擅權處置。亦不可漠視。

 

第十條 公文之附屬文件為附件,附件在二種以上時,應冠以數字。

    說明:公文如有附件,則應在附件欄註明”見主旨”或”見說明第0項"。 一般附件之書寫如:

       一、附件一件時  附件:〔公務人員訓練名單]二份

       二、附件二件時  附件:

                 一、〔公務人員訓練名單〕二份

                 二、〔公務人員訓練課程〕二份

       原則上附件不蓋用印信,但有特別規定者,仍得蓋上機關印信。

第十一條 公文在二頁以上時,應於騎絳處加蓋章戳。

第十二條 應保守秘密之公文,其制作、傳遞、保管,均應以密件處理之。

第十二條之一 機關公文以電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之者,其制作、傳遞、保管、防偽       及保密辦法,由行政院統一訂定之。但各機關另有規定者,從其規定。

第十三條 機關致送人民之公文,得準用民事訟訴法有關送達之規定。

第十四條 本條例自公布日實施。

結論:    

  由以上條文可以歸納出:

  一、第一條規定公文的定義。

  二、第二條規定公文因傳遞程序及對象的不同,因而形成了不同的公文種類。

  三、第三條-第十一條規定在公文製作時應遵守的基本格式。   

  四、第十二條規定應守密之公文,如有關於軍事國防安全之機密文件,其有特別之規定辦法處理。在此    處,不詳加討論。第十二條之一乃指公文以不同之形式傳遞或保管時,其須另行規定,亦不在此多    言。第十三條乃關於公文送達給人民之方式,亦不在此述。

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